陳宛綺本文目錄
冠德建設的案例分享
國內知名的冠德建設/根基營造，員工數有 80 多人，在全臺灣推出了許許多多知名的建案。
在每一個建案規劃設計階段，設計部門不僅僅要與內部營造單位、施工部門作好密集的溝通，也要與外部的設計師或是設計事務所做好緊密的配合。為了要能有效管理多個建案的企畫案，在市場上搶得先機，因此專案管理成為冠德建設急迫需要進行的工作。
冠德建設今年採用 IBM Lotus Quickr 來作為統一的專案管理平臺。冠德建設資訊處經理林文彥表示，過去，一份專案的資料與檔案可能散落在不同的系統與軟體當中，為了解決專案團隊協同運作效率，包括內部/外部的溝通、詢問回應、資料傳遞往返、工作產出交付與時效、分享資料、工作流程管控等問題，因此決定採用 IBM Lotus Quickr 這套工具，讓不同的單位，甚至是外部單位，在同一平臺上進行協同作業與進度掌控。
林文彥表示，目前冠德建設利用這套工具來執行各種規劃設計專案，包括了解專案運作需求與問題，規畫參與此專案的人數與單位，找出 Key Person 作為專案管理員，並評估可能的效益等。專案管理員藉此平臺，可以了解到目前專案執行的情況，是否發生了哪些問題，不同的執行單位是否都有接收到最新的資訊，是否都依照時間完成交付結果等，專案管理員可以快速掌握工作進度。林文彥表示，這較過去使用電子郵件往返來掌握進度，提高了許多工作效率。
無所不包的協同作業
協同作業工具除了文件的協同、專案的協同之外，打破溝通工具界線的整合通訊，能達到無所不在的溝通情境與高行動力的工作效率。以 Cisco 本身為例，全球員工數有 37,000，目前內部採用自家工具，包括 CUPC 、 Webex 、 Webex Connect 等，不僅可以做到文件分享、專案管理等模式，還可以結合了即時通訊、線上會議功能、語音電話等功能，讓使用者隨時、隨地都可以執行團隊工作，增加員工生產力。
由此可見，不論是 10 人的小組成員，抑或是上萬人的大型企業，都需要藉由協同作業工具。因此，協同作業 (Collaboration) 目的是要達到提升員工生產力與工作效率，並且讓員工可以不受空間、時間的限制而共同合作，只要能夠達到此目的之工具，皆可稱為協作工具。
因此包括能夠做到文件共同編修的協同、專案管理與進度追蹤的協同作業，又或是透過線上會議、即時通訊、語音電話等的跨工具協同作業，通通都可算是協同作業工具。
市面上協同作業工具真的是琳琅滿目，有些人以為，要達到協同作業的境界，企業必須付出很高的投資成本才能夠實現，事實不然。為了避免讓你花了大鈔票卻反而看不到投資成效，以下，我們就依照投資成本區分，提供不一樣的解決方案。
……未完（更多內容請參閱網路資訊雜誌 2009 年 6 月號 211 期）