陳宛綺
小雪是一家公司公關部門的一姐，每週必須要發出至少一篇新聞稿給媒體，以增加公司曝光機會。但她最近卻為了要如何讓這份工作執行更有效率而傷透了腦筋。
一篇新聞稿的產出流程通常是這樣的：由外部公關公司撰寫的一份初稿，小雪修改完之後再轉寄給產品經理看，產品經理再針對技術的部份，請技術部門的主管過目，技術部門的主管又再轉寄給開發此產品的技術人員修改，之後，再將檔案傳給產品經理再修正，完畢後再交給小雪做潤飾後，還要再給總經理看，針對意見再做修改，再傳給所有相關人校閱，沒問題再請公關公司發稿。
文件往返都是透過電子郵件傳遞。因此光是修改一份文件，就必須花上小雪一個月的時間，過程中，小雪還必須要做好多重版本的追蹤與管控，也要避免電子郵件遺漏導致文件遺失。否則，發出去的新聞稿若不是正確的版本，小雪公關一姐的地位可能就不保了。
小雪其實可以不用這麼辛苦，透過有效的協同作業工具，就可以大大增加工作效率。
傳奇網路的案例分享
讓我們先來看看傳奇網路遊戲公司，推出了多款受到玩家歡迎的線上遊戲，包括《精靈樂章》、《征戰》、《奇幻寶貝》等，該公司的行銷設計部門就是利用一個協作平臺，進行文件協同、進度管控。
傳奇網路遊戲網站企劃主任林婉如，主要是負責公司遊戲所有的視覺效果，該部門的人數約 10 多位。
林婉如利用 Google 協作平臺打造了行銷設計部門專用的工作協作平臺，讓所有人可以在此平臺分享、編輯同樣一份文章，並且掌握工作進度，符合遊戲推出的時程。「透過這樣一個協作平臺，不論是在家或是在公司，都可以快速掌握工作進度。」
傳奇網路遊戲行銷設計的協作平臺主要是以 Google 行事曆與工作進度表為主，可以瞭解到每位組員的工作狀況，以及每一個專案的執行進度。此外，在這個平臺中還加入了更多內部資訊，例如每一款線上遊戲的網站設計架構、設計資源等，都會放上去讓團員瞭解。
另一個好處是文件的協同。林婉如表示，當一分文件完成之後，即使是用 Office 編輯，也都可以匯入到 Google Docs 進行文件分享，大家可以同時閱讀一份文件，也可以一起修改文章。如此即加速了檔案產出的速度與精準性。
傳奇網路遊戲的行銷設計部門利用此協作平臺，作為一個部門間的互動為主。要做到跨部門、跨組織，甚至是與外部的合作廠商，同樣也能利用協作平臺來達成專案協同的能力。讓我們來看看另外一個例子。