陳宛綺2009-01-221min0

綠色辦公室的好助手

還在暗無天日的檔案室中、翻箱倒櫃,只為尋找多年前一張小小的發票嗎?試試將您的紙本文件電子化吧!只要幾個動作、短短幾秒鐘,文件立即映入眼簾。

儘管高科技的步調,催促著企業不斷朝向資料數位化邁進,但保存紙本文件仍是多數企業無法割捨的習慣。為了避免紙本文件遺失,企業往往還會把原始的紙本文件複製多份以達到備份要求,此舉不僅造成了更多的紙張消耗,因為儲存文件檔案的櫥櫃需要更大的空間,也導致空間的浪費,日後員工要找某份文件,更免不了翻箱倒櫃的動作。

隨著環保節能意識的抬頭,以及大環境的不景氣,節省紙張、節省檔案存放空間成為每家企業必做的功課。將紙本文件電子化可以協助企業達到上述需求。

紙本文件電子化

企業文件電子化的好處除了可以減少紙張的使用外,使用掃瞄器將原本龐大的紙本文件轉換成電子檔後,資料庫機房取代了傳統的文件管理室,可以節省存放檔案的空間,更大幅度提高了資料管理的效率。

為協助企業完成紙本文件電子化的工作,龍捲風科技與虹光掃瞄設備首度攜手合作。龍捲風產品處產品經理錢偉表示,利用虹光的掃瞄設備,可以快速將大量紙本文件掃瞄成各類型電子圖檔,即可將檔案完整保存及建檔;再藉由龍捲風科技的搜文通解決方案,利用其OCR(Optical Character Recognize,光學文字辨識系統)辨識技術,將原本的圖檔轉換成可辨識文字檔,建立一份利於日後搜尋的數位檔案。

從掃瞄到辨識

龍捲風科技產品處產品經理錢偉。

在這次兩家廠商合作推動的紙本文件電子化解決方案,其中虹光掃瞄器著重在各類型文件的影像處理。虹光精工表示,掃瞄是字型辨識過程是否順利的關鍵,例如掃瞄物件擺放位置傾斜與否?掃瞄解析度和雜點多不多?以及文字顏色濃淡等因素,都會影響到OCR對圖片中文字的辨識率,因此,掃瞄器影像輸出的好壞決定了後段文字辨識的成功率高低。錢偉也表示,由於過去相關解決方案的低辨識率、低檢出率,導致日後想要搜尋掃瞄後的數位文件成了不可能的任務。

虹光的掃瞄設備會自動針對文字顏色濃淡做調整,將內文與底色差異拉大,以提高光學文字辨識成功率。虹光AV210C2自動餽紙式掃瞄器,高速自動進紙器每分鍾可處理35頁文件。龍捲風搜文通則除了能將掃瞄文件自動執行OCR將圖片轉換成文字,並自動替文件內容建立索引,方便使用者日後可隨時調閱文件。換句話說,人員只要將文件擺放至虹光的掃瞄設備,無須介入中間的過程,就能快速掃瞄、辨識,並調閱文件,省時又省工。

……未完(更多內容請參閱網路資訊雜誌2009年1、2月號205、206期)

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