陳宛綺
你的辦公桌上貼滿了一張又一張的便利貼，提醒著你有多少件事情還沒有完成嗎？該是把這些便條紙丟掉的時候了！叡揚資訊新開發了一套交辦、會議系統，能協助決策者快速交辦與追蹤每件工作的現況；藉該系統引爆出的高度執行力與工作效率，也正在逐漸改造叡揚資訊的內部文化。
堪稱叡揚資訊大總管，在叡揚資訊服務多年的總務部經理闕蓮香，總管全公司大大小小、瑣瑣碎碎的事情，且往往必須同時間要處理很多事情；若以遊戲難易程度來區分，此工作職位的困難度與複雜度，絕對稱得上是最高等級。
確實是如此，闕蓮香辦公室當中最顯眼的景觀，就是桌上滿滿都是便條紙，這些紙條提醒著她有多麼地忙碌，也催促著她應加速完成這些工作。此外，這份工作也考驗著闕蓮香的「記憶力」，因為老闆、同事們偶爾會用口頭交辦一些業務，闕蓮香有時一忙起來會忘了處理，但這可是犯了大忌喔！
自我要求甚高的闕蓮香認為，總務部門的「客戶」就是公司內部的每一位員工，為了要提升「客戶」滿意度，就必須快速完成同事們所交辦的各項業務，「特別是叡揚資訊的員工人數多，要如何有效率地完成每一項工作，對我來說，一直都是一項考驗。」闕蓮香說。
現在，情況改變了！闕蓮香的桌上不再散布著便條紙，但她卻能將每一件被交辦、交辦的事情有條不紊地處理與追蹤的很好，不會漏掉任何一項，提升闕蓮香工作效率的祕密武器，就是由叡揚資訊所自行開發的 teamKube 會辦活系統。
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簡單上手的交辦系統
自認不閑熟電腦操作的闕蓮香，利用這套系統處理各項交辦業務已經一個多月了。「這套系統的畫面很簡單，降低了電腦新手的排斥感，幾乎馬上就能夠上手。」闕蓮香表示，這套系統另一個好處就是能夠補強自己「記性」，快速追蹤每一項交辦事務的進度，讓大大小小的事務都不會被遺漏。
以目前正在準備設計印製 2010 年筆記本這個工作事項為例，闕蓮香表示，現在正統計各部門所需要的數量，由於所涉及的部門甚廣，過去若透過電子郵件發出通知信後，還必須要再一一撥電話與各部門提醒與確認，因為不確定交辦出去的事情別人是否收到？又是否已經完成？
現在，闕蓮香透過 teamKube 會辦活系統當中，只要點選「新增交辦」，填入「交辦內容」，並指派給各部門的主管即完成交辦事項（請參考圖一）。此時，各部門主管會收到電子郵件通知，同時，當各部門主管在登入 teamKube 會辦活系統後，在其「我的待辦」當中也會看到這個新的待辦事項以及預定完成時間。
闕蓮香則能在「我的追蹤」當中看到目前該事項的進度。換句話說，透過此系統，當一件工作交辦下去後，交辦者可以從「追蹤清單」、被交辦者可以從「待辦清單」中看到同一份工作內容、狀態、預定完成時間，讓雙方都能掌握工作事項與完成時間（請參考圖二）。
將交辦事項轉為執行力
工作量相當龐大的叡揚資訊的執行長張培鏞表示，由於自己常常在思考，或是因周遭環境而觸發了某些想法，會因而產生大大小小的「交辦」工作事項，站在主管的立場，一定希望每一項交辦的工作都能被落實，強化執行力。
張培鏞表示，過去他多是透過電子郵件系統在處理這些交、待辦事宜，因此在待辦清單、交辦清單上總是密密麻麻，但是追蹤交辦業務卻很困難，畢竟在龐大的郵件量中，很難有系統地、有效率地追蹤出交辦業務。
「正因如此，叡揚資訊開發了這套 teamKube 會辦活交辦管理工作平臺，可以讓主管在很短的時間交辦業務，並且提醒、追蹤每項業務的進度，甚至瞭解是延伸交辦的處理進度。」teamKube 會辦活系統歷時了 3 年的開發時程，負責開發這套系統的叡揚資訊架構師倪文君表示，當初就是本著「快速上手、簡單操作」的初衷來設計開發。
「這套系統主要對象，是提供『只動口不動手』的主管級人士使用，」讓任何使用者可以直覺思考與手感完成各項交辦事務的管理、追蹤與提醒。
（…未完，更多精采內容請參閱網路資訊雜誌 11 月號 216 期）