[ITFeed] 客製化需求成挑戰 電子公文線上簽核導入經驗

今年 5 月行政院新聞指出，行政院預計 2009 年底完成公文線上簽核，政府各機關也預計在 2011 年 12 月 31 日正式開始實施公文線上簽核，期望透過線上簽核的方式完成簽核，以節省資源和提升公文審核效率。

交通大學長期發展 e 化系統以簡化行政作業流程，並提升行政效率，導入電子公文線上簽核早已是 e 化重點之一，只是公文線上簽核的適用範圍及導入方式都必須在導入前詳盡規劃，才能真正達到預期效益，幾經辛苦，終於在短短 5 個月的時間內，在今年 1 月正式導入。

導入前的規劃

交通大學是一所綜合大學，綜合大學的公文作業流程，一方面必須遵循政府公文作業複雜的法規，另一方面也要能符合校內組織分層負責的政策。綜合大學偏向學術研究與教學服務性質導向，相較其他政府機關，在行政作業上較充分授權於校內二級單位處理，而各教師的計畫、行政作業等相關公文的處理，平行層級相對其他政府機關多，所以其行政流程複雜度比一般政府機關高。

當政策決定要導入電子公文管理與線上簽核系統時，首先評估的是要委外還是自行開發。若選擇自行開發，必須投入許多人力與時間，交通大學一時無法有足夠的人力在一年內自行開發，衡量政府在公文文書作業已有既定的規範，原就有不少廠商專門開發公文系統，在市場上屬於穩定的產品，於是決定委外給已有經驗的廠商。

導入公文電子化前的規劃及上線時，技術上，因應綜合大學的客製需求，要能在短時間內快速調整既有的系統流程與程式應變的能力就顯得重要，所以即使是已有大專院校實績的廠商，應變客製需求成為此類型專案的最大挑戰，而客製需求中難度最高的則是需求的收斂，所以良好的溝通成為專案成功的必要條件。

尋找適合的廠商

選擇優良口碑及有較多成功案例者可有效降低風險。首先，文書組及計算機與網路中心（以下簡稱計網中心）分頭電話訪問全國近 20 幾所學校與政府機關，到最後請 4 家可能符合需求的廠商做簡報，其過程如下：

1. 文書組及計網中心分頭電話訪問後，表列有導入電子公文系統的學校與政府機關。
2. 文書組及計網中心同時詳細請教表列單位的使用經驗，此時文書組請教的是該單位的公文管理部門，而計網中心請教的則是 IT 部門。
3. 文書組與計網中心討論出符合文書組需求且計網中心確認有足夠技術能力的廠商，最後選定 4 家廠商開始進行 RFC(Request For Comments)。
4. 根據 RFC 定出 RFP(Request For Proposal) 後上網公告。

RFC 是開放式邀請多家有經驗的廠商，請其提供專案的相關經驗與建議，以做為評估專案範圍與規劃的參考；RFP 的撰寫則是定義專案的實際需求，在此兩階段文書組與計網中心皆費時費力確認需求，也可有效降低建置時需求的變更。

（作/交通大學計算機與網路中心校務資訊組副組長尤淑芬、中心主任林盈達）

……未完（更多內容請參閱網路資訊雜誌 2009 年 10 月號 215 期）