陳宛綺
醫院評鑑對於每家醫療院所而言，都是大事情，對於臺中某大型醫院來說，也是一樣。過去，每到評鑑期時，該醫院總會被搞得人仰馬翻，手忙腳亂，因為每份文件都是由每一個業務承辦人各自存檔，若有業務需要，同仁彼此就透過電子郵件寄送，因此若承辦人員業務調動，很容易就找不到資料。正因文件「散落各處」，常常導致了「做白工」的狀況發生。最常發生的是在會議討論的之後，由於一份文件經過多次修正後已產生了多個的版本，但因系統缺乏文件版本控管，往往在開會時才發現大家手上列印下來的文件都是不一樣的版本，還要花時間比對確認哪一份文件是最終版本，再重新印一份，才能開始開會。
這樣的情況是不是也同樣發生在你們公司呢？
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從文件管理開始
做好「文件管理 (Document Management)」可以有效地解決以上的問題。「文件管理」的內容一般包括替文件自動編號、文件分類、版本控管、文件搜尋、紀錄文件使用歷程等，所有文件從建立到發布的流程都夠過單一系統平臺進行處理。有些企業會透過成立文件管理中心 (DCC) 來負責統一管理重要文件。
以國內 TFT-LCD 大廠中華映管為例，其內部有超過上萬份的 ISO 文件，這些文件的發布流程，會經過送審、主管簽核，之後送至文件管理中心審核、結案，最終是發布，讓有權限的使用者可以使用該篇文件。
叡揚資訊知識產品國際事業處專業顧問李信儀表示，「文件管理」顧名思義就是在管理文件，著重於資料數量的累積，讓文件能被易於搜尋、重覆使用，不讓文件有不斷產生卻不斷流失的情況發生。然而，若想要能夠「活用」這些文件，將文件轉為有用的知識，企業需要一套「知識管理 (Knowledge Management)」系統。
文件活化術
李信儀解釋，單一文件就像是一個片段，片段的文件所提供的是「資訊」；但將文件與文件建立關聯性，才能成為有意義的「知識」構面。
但很多人仍搞不清楚「文件管理」與「知識管理」的差別。李信儀舉例，企業做好「文件管理」就可將文件視為「後勤裝備」，將文件有系統地整理好，以利日後需要時能夠快速補給；企業若做好「知識管理」，文件就可以像是「彈藥武器」一般，讓知識資源成為創新的利器。
意藍科技產品研發經理沈政輝表示，一般來說，「文件管理」可以是「知識管理」的第一步驟，先將文件集中管理，做好版本管控、權限控管等，將顯性知識（電子文件、紙本文件）系統化地建立；而「知識管理」就是「由量轉質」的過程，將一般文件轉成更有意義的知識，對企業產生價值。
李信儀認為，「知識管理」可能涵蓋「文件管理」的部分，但前者在文件控管方面可能不及後者來得細緻；而「文件管理」卻不見得能做到「知識管理」所帶來經驗傳承的優點。
……未完（更多內容請參閱網路資訊雜誌 2009 年 9 月號 214 期）