陳宛綺
多數產品研發公司會在產品上市之前，先佈署在內部進行測試，此時，自家就扮演著「白老鼠」的角色；但在龍捲風科技內，可不一定是這種情況喔！
龍捲風知識檢索系統（以下簡稱 TS）5.0 版本在去年 8 月正式上市，但龍捲風科技內部卻是在去年 10 月才導入該版本。龍捲風技術處副總經理沈政傑解釋，研發部門為了配合產品既定的推出時程，當時很積極地從事產品研發與開發的工作，因此並沒有太多時間先進行內部部署之後才上市。因此，龍捲風內部與其他客戶一樣，是在產品上市後才開始分階段導入，並沒有受到「特殊禮遇」，自然在產品功能的使用上也與其他客戶無異，並未有任何客製化的應用。
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單一化查詢入口
儘管如此，TS 5.0 對於龍捲風科技內部的同仁來說，仍帶來了極大的便利性。負責建置、導入龍捲風內部 TS 系統的沈政傑表示，由於新版本的搜尋系統能夠利用單一介面找到存放於不同資料來源的檔案，得以大幅縮短員工資料搜尋的時間。
沈政傑解釋，以龍捲風內部為例，目前龍捲風資料存放的位置分散於檔案伺服器、郵件系統、 WiKi 等處，過去使用者必須要在不同的系統中輸入關鍵字，才能找到完整的資料。而新版本則能夠整合各類異質性的資料來源，並提供單一化的 Web 介面查詢。
沈政傑回想當時 TS 5.0 在整合內部 WiKi 系統僅花了約 2 周就完成，而郵件系統則由於 TS 需要與 Exchange Server 的索引建置整合，因此花了大約 3 周才完成。至此之後，使用者透過單一介面不僅可以找到離線的郵件資料，現在也可以找到 Outlook Express 內的資料了。
經過自己的使用經驗，沈政傑表示，「輸入一次的關鍵字，即可找到比過去多了 4 、 5 倍的資料量。」
找到更多資料
在龍捲風科技工作已經超過 5 年以上，負責業務推廣與開發的工作龍捲風業務處資深技術顧問蕭玉中也覺得，現在找資料較過去更簡單，找到的資料量也更大了。
蕭玉中表示，工作這麼長的一段時間，也累積了大量的文件，例如產品規格書、建議書等等，每當要去替既有客戶進行服務，又或是開發新客戶的過程當中，常常會需要找出相關資料提供給客戶，但每一次「腦中都好像有印象過去曾經寫過類似的文件，卻總是會忘記放在哪裡。」蕭玉中說：「過去必須要到每一個不同的分類去找資料，例如到郵件系統或是 WiKi，現在則只要透過一個搜尋頁面，輸入一次關鍵字，就可以找到資料了，而且找到的資料量更多。」
解決另一個困擾
然而，搜尋到的資料量更大卻也可能是另一個災難的開始。當輸入關鍵字，若系統吐回的是一長串資料時，使用者仍然需要花上許多時間進行資料刪選。
蕭玉中表示，之前自己確實曾有這樣的困擾，「看到一串搜尋結果時，會不確定搜尋到的這份資料是不是自己要的。」因此，蕭玉中當時也將這樣的困擾回報給該公司的研發單位。
很快地，在龍捲風所推出的最新版本 5.1 中，就將搜尋結果分類的呈現更為完整與精細。蕭玉中表示，現在，搜尋結果可以依據不同的資料類型、索引庫、目錄等進行分類，縮小搜尋結果的範圍，搜尋者可以看到該份文件是來自於哪個資料夾，來判定所找到的資料是否是自己心裡原本想要找的。
蕭玉中舉例，在龍捲風的業務部門當中，為了要避免員工異動時交接工作不完整而影響業務推廣與客戶服務，因此每位業務人員平日都必須將與客戶往來的相關資料置於檔案伺服器中某個目錄下的某一區。因此，日後若是利用 TS 尋找相關資料時，只要是看到目錄來源是來自該檔案伺服器，就能夠確定所找到的資料是正確的。
…未完（更多內容請參閱網路資訊雜誌 2009 年 9 月號 214 期）