Eileen Shen
奧美集團的據點遍佈全球，光是臺灣奧美即有包括奧美廣告、奧美公共關係、奧美互動行銷等多家不同屬性公司，可想而知管理這麼多特性與需求不同的公司據點的困難性，奧美廣告 IT Director 潘靖即表示，奧美集團以全球統一 IT 系統來集中資源，再以各自的不同需求進行彈性控管，以因應瞬息萬變的產業特性。
「廣告業的特性與服務業相同，既非科技導向的產業，也沒有實體產品，且其最大的資產在於『人』，因此身為廣告業的 IT 部門，必須因應廣告業瞬息萬變的特性，進而滿足內部同仁各式各樣的需求。」
奧美廣告 IT Director 潘靖表示，臺灣奧美包括奧美廣告、奧美公共關係、奧美互動行銷等多家公司，不僅需面對瞬息萬變的產業特性，各家公司也因負責業務有所不同而有著迥異的需求，更遑論奧美集團在全球各地遍佈據點分公司，IT 管理上可說是一門大學問。
有鑑於此，奧美集團採全球統一 IT 系統與解決方案來集中共享資源以及專屬維護團隊，而針對在地化以及不同性質公司的需求，則再進行彈性調整與控管，舉例來說，防火牆規則由國外專屬負責團隊控管，而當臺灣奧美的公關因業務需求而需要執行或瀏覽如 BBS 等遭防火牆阻擋的應用程式時，CIO 即必須替公司內部同仁向國外專屬團隊提出權限申請，「也就是有其原則規矩，但 IT 必須肩負彈性控管與溝通協助的角色。」
委外集中控管電子郵件
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| 奧美廣告 IT Director 潘靖 |
讓我們從對於奧美內部同仁來說最息息相關的幾項 IT 建置，來窺探奧美集團的 IT 佈署，首先，當然是對於廣告、行銷以及公關產業來說最不可或缺的溝通聯絡工具─電子郵件。潘靖表示：「在臺灣尚未充斥垃圾郵件的年代，奧美便已經先行導入系統進行有效防堵。」
潘靖進一步解釋，奧美在很早期即已委外導入垃圾郵件防堵、流量控管以及備援等郵件管理機制，「全球奧美集團透過委外的方式，所有電子郵件都會先發送到該委外單位的郵件伺服器上，檢查過濾後再由系統發送到使用者的信箱。」
他舉例，當萬聖節時平均 100 封電子郵件即會有 75 封與萬聖節有關的垃圾信，而對於廣告與行銷業來說電子郵件在工作流程中扮演即時且重要的溝通聯繫角色，如果要內部同仁自行一一過濾刪除垃圾郵件，十分浪費時間與資源，「而透過防堵過濾機制，即可有效控管電子郵件的質與量。」
潘靖表示，這套系統會在 24 小時內將伺服器上所收到的郵件清單寄給使用者決定是否接收，此外，包括設定黑白名單、或是針對特殊字眼（如 Playboy 的字眼可能被阻擋，但該公司卻可能是內部同仁負責的客戶）設定特殊規則，也都能夠申請帳號進行調整。
另外，郵件控管還有一項好處，當內部客戶機密資料外洩時，也可透過該郵件管理單位來追蹤查核同仁收發信的 log 以確定資料外洩的管道，「舉例來說，已經拍好的廣告片有許多經手單位，不只奧美同仁，還可能包括拍片公司、客戶等，而追蹤查核也可向客戶證明該資料外洩的來源並非奧美同仁。」
潘靖認為，對於奧美的 IT 管理而言，控管電子郵件的最大困難點不是功能，而是這些身處於廣告與行銷產業「巷子內」才能切身明白的瑣碎判定規則與流程服務，因此全球奧美才將郵件控管的功能委外，控管與規則訂定再由自己來。
…未完（更多內容請參閱網路資訊雜誌 2009 年 9 月號 214 期）