陳宛綺
國內有許多規模屬於微型與小型公司，資料分享最常見的方式就是透過一臺檔案伺服器 (File Server) 。
在臺灣約有 20 位員工的 Adobe 臺灣分公司內部就是透過一臺檔案伺服器來分享檔案。 Adobe 臺灣分公司行銷經理彭鳳儀表示，伺服器中的共享資料區是以每位同事的名字分類，之下再以專案名稱分類，同事可依照此路徑就可尋找到所需的資料。
臺灣 PEUGEOT 寶獅汽車總代理商的寶嘉聯合公司也是採用一樣的做法。寶嘉聯合行政部財管處 MIS 工程師楊化玟表示，寶嘉聯合員工人數近 50 位，主要人力以外勤的業務與負責維修保固的零件服務處為重。由於車型資料與技術文件都存在法國總部伺服器，員工透過遠端存取即可以找到；而國內辦公室的文件資料量不多，所以只需在一個檔案伺服器中，依公司部門進行分類，之下再以日期分類，部門彼此間沒有權限存取其他部門的資料，若有跨部門的文件需要分享，可以暫時置放於公用資料夾中，但該檔案夾會定時清空，避免資料的混亂。這種下鑽式的找資料方式，對於員工數量不多的公司來說，已經非常合用了。
龐大資料的救星
單以公司規模來判定企業內部是否需要企業搜尋工具並不足夠，還需要考量到企業的資料量。
國內軟體開發廠商意藍科技內部約有 60 位員工，擁有 5 萬筆的資料量，意藍科技資源統合部副總經理沈政傑表示，對於公司 MIS 人員而言，最頭痛的問題在於從企業成立至今已將近 10 年的龐大資料量無法被有效管理。
「在公司沒有一套完整的規範之下，公司員工又對於檔案伺服器有各自的儲存資料習慣，讓檔案伺服器內的文件雜亂無比。」沈政傑表示，通常員工都是根據個人的檔案命名邏輯與習慣來自定分類，這樣的資料儲存方式，隨著資料量日益龐大，成為 MIS 人員最頭痛的問題；特別是當新進員工需要大頻率使用搜尋功能時，往往耗費許多時間。沈政傑說「員工的人力與時間應該花在主要業務上，而不是浪費時間找尋文件。」因此意藍科技決定導入龍捲風科技的 Tornado Search 5.0（簡稱 TS 5.0）來解決這個問題。
經濟部生物技術與醫藥工業發展推動小組（以下簡稱經濟部生醫推動小組）也曾有類似的困擾。該小組中唯一負責 IT 相關導入與建置工作的資訊管理專員周國珍表示，經濟部生醫推動小組（約有 20 位員工）早在 2001 年就導入了企業搜尋軟體，主要是因為系統中累積了過去 10 年來超過 10 萬筆的資料，這些歷史檔案對於業務上有極重要的參考意義，又不希望同仁花費無產能的搜尋時間，所以希望能夠透過搜尋系統，協助同仁快速連結所累積的知識。
周國珍表示，在導入企業搜尋軟體前，內部使用 Windows 作業系統內建的搜尋工具，但其搜尋速度緩慢，而且若不將所列出來檔案清單中的檔案逐一開啟檢閱，根本無法知道該筆檔案是否正確。
……未完（更多內容請參閱網路資訊雜誌 2008 年 11 月號 204 期）