陳宛綺
談到文件檔案格式，就一定會想到 PDF 。 PDF 檔案的普及程度，讓使用者就算沒有 Adobe Acrobat，也不得不下載免費的 Adobe Reader 來開啟、閱讀、列印 PDF 文件。確實，PDF 檔案近來在文件製作、轉檔、溝通上扮演了舉足輕重的地位。
你是怎麼看待 PDF 格式呢？如果你都只知閱讀它，那就太可惜了。 PDF 還是一個很好的分享檔案工具。比如說，在 Office 2007 還不是非常普及的現在，將 Office 2007 文件轉存成 PDF 檔案，傳給沒有安裝 Office 2007 的使用者，讓他也能開啟並閱讀這份文件，這確實是老是跟不上軟體版本不斷升級的電腦使用者應該具備的好工具。
你又是如何使用 Adobe Acrobat 呢？Adobe Acrobat 是一套可讓使用者建立並分享 PDF 文件和表單的軟體，但千萬別只把 Acrobat 當作是一個「PDF 轉檔的工具」，它還可以扮演企業內部公文流程、協同工具、員工教育訓練、文件安全控管等多重角色。這可不是隨便說說，至少在 Adobe 原廠就真的是這樣使用 Acrobat 。
內部公文 PDF 化
 在今年 8 月正式上市的 Adobe Acrobat 9，首次支援了 Adobe Flash 技術，讓用戶能將 Flash Player 相容影像及應用程式檔案，直接整合於 PDF 文件中。接收文件的用戶，只要下載安裝免費的 Adobe Reader 9 軟體，就能夠完整瀏覽其中的整合內容。 Adobe 技術顧問李彥璋表示，Adobe Acrobat 9 新增的 PDF 文件夾功能，能將一系列多樣化的內容資訊（包含文件、影像、音訊、甚至 3D 內容）整合到單一的而壓縮化 PDF 文件檔案中，方便簡報者攜帶並傳送多媒體資料，無須顧慮特定播放器的安裝或作業系統的限制。 Adobe Acrobat 9 也強化了表格建立與作業流程，可以輕鬆製作表格，不需要 IT 人員協助就可完成發送、資料蒐集與分析。最高階版本的 Acrobat Pro Extended 還包含了 3D 、 GIS 、視訊格式轉換、 Adobe Presenter 等功能。 |
位在敦化南路上的 Adobe 臺灣分公司目前大約有 20 位左右的員工，主要以進行業務、技術及行銷工作為主，負責在臺灣推廣、銷售 Adobe 眾多的產品給企業用戶與一般大眾。目前全公司的員工皆已安裝 Adobe Acrobat 9 這個最新版本。
由於 Adobe 總部設在美國，因此內部重要文件若透過紙本傳送，這一來一往間，耗時又耗力。因此目前 Adobe 內部溝通文件已經全部建成 PDF 檔案，並透過內部網站來執行，不再需要透過列印、包裝、快遞，才能完成一件件重要的內部工作的審核。
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| Adobe 內部統一的請假單，是採 PDF 檔格式，使用者將空著的欄位填寫完成，透過與後端系統整合，該假單會自動傳送到主管信箱中。 |
目前，Adobe 已將員工請假、設備申購、員工考績、認購公司股票、請款等等內部的表格全部 PDF 化，並都放在「Inside Adobe」這個 Adobe 內部網站當中。 Adobe 臺灣分公司行銷經理彭鳳儀表示，該網站系統與 Adobe Life Cycle 伺服器軟體已緊密整合，主機設在美國總部。員工只要進入該網頁登入個人帳號，線上填寫完成各種 PDF 檔案格式的內部表格（有些欄位甚至已經自動幫員工填寫完成，員工無法更改部分重要內容），按下送出表格 (Submit)，該份文件就會直接送到需要批准此文件的部門長官手上；而長官可以直接在簽署欄位上利用數位簽名即完成了整個內部公文的審核流程。這對於部門主官長期居住於香港的彭鳳儀來說，相當方便。
除了這些每一家公司都會有的基本公文表單，Adobe 已經將其全面電子化之外，Adobe 內部每年都會在全球各地選拔年度最佳員工，此活動的提名表單，也都是用 Acrobat 所設計，並存成 PDF 格式，員工只要在該 PDF 文件上輸入提名者、被提名者、提名理由，將表格送出後，總部會整理並決定當選人。
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| Adobe 每年選拔全球最佳員工的提名表 |
Adobe 臺灣分公司技術顧問李彥璋表示，Adobe 會將內部公文全部採用 PDF 格式儲存的主要原因，是可以確定在公文中重要文字與欄位不會被修改的情況下讓員工自行填入資料，增加文件傳遞的安全性與可靠性，當然也增加了文件傳遞的即時性。
對於一些不願意讓外界所看到的內部機密的文件，例如測試效能手冊、年度行銷計畫等，Adobe 已將這些機密文件都做了 DRM 。李彥璋表示，當員工輸入帳密，登入公司內部網站後，即可閱讀該篇文章，但不能修改、列印、複製；一旦員工離職後，自然也沒有權限閱讀這些機密文件，確保機密文件的安全性。
……未完（更多內容請參閱網路資訊雜誌 2008 年 11 月號 204 期）