[產業經驗] 管理個資等於創造高業績

我們總希望犯的錯誤能夠在時光倒流中重新來過,當企業面臨個資法的到來,如果抱著僥倖心態不去設法改善流程因應,被處以龐大罰鍰時恐怕欲哭無淚。此次,我們將分享一個差點死在個資法手裡的企業主,幸運回到過去改正錯誤的故事,故事從2011年開始…。

我們總希望犯的錯誤能夠在時光倒流中重新來過,當企業面臨個資法的到來,如果抱著僥倖心態不去設法改善流程因應,被處以龐大罰鍰時恐怕欲哭無淚。此次,我們將分享一個差點死在個資法手裡的企業主,幸運回到過去改正錯誤的故事,故事從2011年開始…。

個人資料保護法從今年4月27日立法院三讀通過,接著5月26日由總統公佈之後,56條規定已陸續掀起國內企業及政府機關的軒然大波。個人資料保護法以要求企業機關要從個人資料的蒐集、利用、處理等流程中,還要施行個人資料保護措施,政府機關則被要求須指派個資專責管理人員,企業機關需盡到善良管理人的責任,否則會依違法情節之不同,分別被處以行政處罰、民事、刑事或等罰則。

從個資法公佈至今,許多企業機關仍是懵懵懂懂,對於個人資料保護措施更是不知所措。因此,本文將以情境故事來報導企業如何因應個資法進行管理及改善。

序曲:個資外洩,捲起營運大海嘯

將時間快轉到2011年底,個資法已公佈一年,所有罰則也已正式實施了。

此時,王道公司(編按:此為虛擬的公司名稱)卻因發生個資外洩事件而氣氛低靡。王道公司是一家線上購物商城業者,他們擁有10萬筆客戶的個人資料,雖然個資法已公佈實施,但王道公司一直抱著僥倖的心態,並沒有取得客戶書面同意提供個資,也未跟新客戶做首次行銷的主動告知動作,當然也沒做任何個資保護措施。老闆BEN一直說服自己:「遵守個資法要做很多事,算了吧!賺錢都來不及,還是能免就免。反正我們應該不會是那個倒楣鬼吧!」

沒想到莫非定律卻降臨王道公司,王道公司因不明原因被駭客竊取5,000筆客戶資料,並在網路上被販售著。其中一名受害客戶發現後提出訴訟。王道公司收到訴訟函後緊急召開主管會議,商議如何因應處理。

法務主管針對個資法條文提出可能面對罰金,估計本事件罰金最高約達140萬元(註1),若以這5,000筆外洩受害者來計算損害賠償估計約250萬到1億元(註2)。

另外,其他費用包含內部調查費用(數位鑑識顧問、律師費)約要花200萬元。接著行銷副總也提出報告,他評估此事件會發生危機處理費用、營業損失約計2,600萬元。經過這些主管的討論後,外洩5,000筆客戶個資可能讓王道公司造成1.3億元的損失,換算成每筆資料外洩的代價約3萬元。

老闆BEN一聽大叫:「不會吧!個資外洩竟然比金融海嘯的威力還大!」話一說完,他就不禁嚇到昏倒。

第一部曲:如果一切從頭,開始改變

「BEN,趕快醒來…。」低沉的聲音傳到BEN的耳邊,他緩緩睜開雙眼,看到經營天神王阿舍站在他的面前。

天神慈悲地跟BEN說:「念在你們公司平時就熱心公益,從事慈善、助人無數,我會給你一次重生的機會。我讓你們重回到個資法剛通過的2010年,既然你已經知道不去做就會遭殃受難,就好好去準備與改變吧!」天神一說完話,轉身就消失不見。驚魂未定的BEN看看牆上的日曆,哇!時間的確回到2010年8月。BEN趕緊打開電腦發Email通知主管,指示一週後將開會討論要如何展開因應行動,會前還要求各部門主管先行研究個資法並蒐集參考資訊。

一週後開會時間到了, 所有主管陸續走進會議室, 大家都帶著一些資料,做好準備來參與討論。

行銷副總率先發言:「BEN,個資法就是在講個人資料的保護與要求,所以我覺得不用勞師動眾,只要資訊部門把儲存個人資料檔案的電腦管好就好了。行銷業務部門的任務是幫公司賺錢,其他事情就不用我們來操心。」

資訊部門主管接話說:「此言差矣。客戶的資料是透過行銷業務部門取得、利用及處理的,個資法條文裡就有很多相關規範要求。加上個資法保護標的不只是個人資料的電子檔案,也包含紙本書面資料, 這些資料是行銷業務部門所保管的,所以個資法跟行銷業務部門也有關,你們脫離不了責任。」

物流中心主任在一旁不作聲,沒想到法務主管也點名到他:「個資法有提到委外第三者也需要做好客戶的個資保護,所以物流中心的委外合約也要跟著調整一些要求條款,才能將責任適切地轉嫁到合作廠商身上。」

「看來我們的人員聘用合約、員工手冊及工作規章等文件也要依據條文要求進行修正,後續人事與法務部要開會討論此事。」人事部主管也接著發言。

會議討論到這裡,BEN就做出指示:「其實個資法跟每一個部門都有關係,所以我才請大家來開會。半年前我們才剛花一大筆錢導入ISMS並通過認證,所以我們沒有經費再去請外部顧問來幫忙,希望大家一起想想要怎麼做才能符合個資法?」話峰一轉,大家又陷入沉寂無語的苦思之中。

一陣沉默之後,資訊部主管先劃破沉寂:「報告BEN,我建議就從ISMS所建立的制度及管理流程去看看如何加入個資法的規範。其實臺灣推動個資法算是國際隱私保護的後進,我上網研究個資及隱私保護資訊時,發現國外有不少參考資料,我先研究一下,下次開會時我來跟大家分享國際間的隱私保護作法(表2),也許有助於大家找出如何進行個資保護實務的參考方向。」

聽到這裡,BEN露出寬心的笑容,興奮地說:「Perfect!我們總算有救了,不會白白產生1.3億的損失。」沒想到話一說出,在座主管全都表現出狐疑的表情。這時BEN發現自己不小心洩露天機,馬上緩頰解釋:「啊,我是說有大家的用心參與,我就輕鬆多了,也能好好去談生意,這可是能創造1.3億業績的大生意呢!真是謝謝大家!」

(文章情節純為虛構,如有雷同,實屬巧合。下期待續~)

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