台灣賽門鐵克總經理 曾銘仁 |
| 臺灣賽門鐵克董事總經理曾銘仁 |
備份與歸檔屬兩種不同但可互利的解決方案。備份用於儲存資料，以備災難復原時使用，而歸檔則是為了因應法律要求，提出證據時而用。企業可依組織規範、法律規定及企業義務等標準，為制定歸檔政策的依據，不僅可協助企業降低商業風險、減少支出，更能提高效率。因此，企業應同時具備兩種適切的解決方案。兩者間的差異，歸納說明如下。
備份目的在於災難復原 (Disaster Recovery)，企業若遭遇不可抗力的天災人禍，造成設備毀損時，即可利用備份的資料，快速復原並回覆正常營運。
另一方面，歸檔的目的則是以自動化及更有效率的方式，管理資料的存取及索引。而歸檔也可讓企業刪除存放在主要儲存空間裡的檔案，同時讓授權使用者從歸檔的存放空間裡，隨時隨地找尋或取回資料及檔案。
落實資料歸檔是資料保護策略的重要支柱，可助益企業備份：
- 可更快速地備份並濃縮備份所需時間
企業的主要儲存空間所存放的資料有 70% 以上是不常使用的。當備份工作每次都需要完整備份這些不常用的資料時，經常會導致備份時間越來越長，消耗越來越多的備份儲存媒體。利用歸檔技術，可以將不常用的資料從主要儲存空間移出，減少每次備份時所需要備份的資料，進而達到備份時間縮短，減少消耗備份儲存媒體的目的。 - 更佳的復原能力
若有落實歸檔方案的企業在進行復原時會更有效率，因為備份檔較少，且僅有近期產生的檔案需要被覆原，所以能更快復原；相對地，若不常用的資料散佈在備份檔案裡，在進行復原時，就必需花費更多成本復原所有的資料。 - 改善儲存空間
企業可運用自動化的資料保存及刪除軟體、重覆資料刪除及壓縮技術等方式，減少檔案佔據的空間、將少用及閒置的資料歸檔，及採用階層式儲存法改善儲存空間。 - 安全再提升
企業往往誤以為存愈多資料愈好，殊不知這樣的「以為」相反地卻會增加資料外洩的機率。資料保護不僅讓企業正視資料留存的必要性，更讓其對於資料是否符合政策及法規留存更為小心謹慎。資料的安全是否可以 CIA：「保密性 (confidentiality) 、完整性 (integrity) 及可用性 (availability)」等三大面向進行評估。歸檔及備份配合使用，不僅可以集中管理靜態資料的配置及安全，更能滿足 CIA 的要求。
(1) 保密性：
保密性是以政策性歸檔，其中包含一組精細安全模式 (granular security model)，因此，僅有檔案使用權限的人士可以使用、更改、取得資料。(2) 完整性：
歸檔可讓企業取得完整的元數據 (metadata) 資訊，包含文件路徑、自定標籤及其他引用關係等紀錄。(3) 可用性：
歸檔及備份原本即是為在因停電、資料外洩時，維持資料可用而設計的解決方案。
此外，企業除應瞭解備份與歸檔之間的互補關係之外，更要瞭解資料管理也包含每日產生的大量電子資料，以及電子郵件。一個好的歸檔系統及策略可有效協助企業管理大量的電子郵件，並幫助企業降低商業風險、成本及增加效率。因此，我們建議五大電子郵件歸檔系統策略：
- 瞭解歸檔可助益備份策略
如前述，備份幫助企業在資料不慎遺失或應用程式錯誤時保護資料，而歸檔則可儲存非結構化資料的副本，增加主要儲存的可用空間、保存管理資料，並提供資料搜尋。 - 促進電子郵件歸檔的成本效益
電子郵件歸檔的效益，可就節省儲存空間及節省搜尋時間兩點說明。 (1) 節省儲存空間：歸檔及刪除 PST 或 NSF 檔案：刪除 PST 、 NSF 及郵件伺服器資料的副本，可將儲存需求降至原本的一半；長期的歸檔應用，使用較低成本的儲存層級；增加備份次數並儲存至中央管理的區域 (centralized location) 。(2) 節省搜尋時間：可去除 IT 事件演習及回應搜尋要求的所需反應時間；減少執行彙整法律文件所需的資源；降低人工資料蒐集、重覆資料刪除、製作影像、密碼破解及磁帶恢復的成本；允許法律文件搜尋及工作流程以降低文件審核時間。
- 資訊、法務及記錄管理單位須相互協調
歸檔對企業的影響是全面的。不可諱言，在落實郵件歸檔政策時，資訊部門會承擔絕大多數的工作。而且在選擇正確、合適的技術時，也常常取決於資訊部門的意見。然而往往法務和記錄管理單位才是真正決定歸檔流程人，因此要決定一個有效的資料保存機制時，如何能整合這三方的意見是很重要的。這裡並提出幾點值得思考的要項：例如何謂法律保留 (legal holds) 的過程？企業真正要保存的資料有哪些以及要保留多久？什麼是電子化搜尋的流程？對電子郵件的記錄管理要求為何？ - 勿盲目於資料保存政策而使法律規範的文件暴露於危險下
盲目追求一個完美的資料保存政策不但會延誤歸檔計畫，也會使企業陷入危險中，當企業面臨以上狀況時，可先執行全面性的歸檔政策，再利用資料夾導向 (folder-driven) 保存、使用者分類將需歸檔的範圍縮小。而對於例外的情況，則依情況的不同，進行客製化的處理。 - 確保歸檔技術符合企業長期需求
歸檔是一項長期計畫，因此所選擇的技術合適與否，將是影響企業成功與否的關鍵要素之一。建議企業在評估歸檔系統時可考量以下三點。 (1) 系統的開放性：除了電子郵件，企業也應思考還有那些資料需要歸檔。系統的開放與否，關係著儲存和其他應用程式受的影響範圍。因此，愈開放的系統，愈能與其他的解決方案進行整合、提昇管理性及彈性，也就更能降低總持有成本。(2) 系統的延展性：政策的數量及歸檔的規模，會直接影響歸檔伺服器的數量，且保存時間亦將影響儲存空間，建議企業可利用調整指南及儲存計算機協助規劃。
(3) 系統提供業者的長期策略：歸檔是企業的關鍵任務，因此，系統業者必需提出其成功的案例，以其產品的承諾，進以確保企業資料的安全。
備份及歸檔策略如企業保護資料的兩大支柱，能協助企業成功營運、達成目標。歸檔協助企業在面對任何法律規範相關的事件時，提供資料舉證，及便利資料搜尋、使用。備份則可讓企業妥善保管和運用所有重要資料，無後顧之憂。