[CIO對談] 視訊會議需要直上HD 嗎?

貝爾發明第一台可用電話以來,音訊品質始終停滯不前,直到進入VoIP 時代後,高語音品質於焉啟動;而自Webcam 發明以來,世界才驚覺透過網路即時傳輸視訊的可能性,卻也不耐於低頻寬導致畫面品質低落的結果。

貝爾發明第一台可用電話以來,音訊品質始終停滯不前,直到進入VoIP 時代後,高語音品質於焉啟動;而自Webcam 發明以來,世界才驚覺透過網路即時傳輸視訊的可能性,卻也不耐於低頻寬導致畫面品質低落的結果,直到現在,視訊會議終於有機會以HD 畫質傳輸,而知名飯店與事務所資訊長又是如何看待HD 視訊會議呢?

視訊會議系統大致可區分為硬體式以及軟體式解決方案,硬體式解決方案指的是一般我們所認知在會議室裡所建置的整套視訊會議硬體系統(包括高畫質螢幕、收發聲音清晰的喇叭與麥克風等),軟體式解決方案則是個人可透過任何電腦裝置(如桌上型電腦、筆記型電腦、手機等)安裝視訊會議軟體、或直接上網進入網路視訊會議室,兩者各有其優缺點,分別適合不同產業以及不同職務採用。

以硬體式解決方案來說,訴求在於利用高規格設備達到視訊「擬真」效果,也就是「臨場感」以及與會成員「集合」需求;缺點是包括場地以及設備等建置成本較高,也較缺乏應用彈性。

而軟體式的好處在於隨時隨地都能夠以視訊會議進行多方溝通,另外有協同作業、共享文件等需求的視訊會議,也多採軟體式或網路視訊會議進行;至於缺點則是相較於硬體式視訊會議較無法強求視訊畫面與音訊品質。

各有優劣的視訊會議系統,對於企業而言,又該如何選擇呢?此次我們分別探訪需求與應用方式迥然不同的國際會計師事務所以及飯店服務業,看看市面上琳瑯滿目的視訊會議解決方案,他們是如何進行評估與選擇、又是怎麼樣的應用方式、提高了哪些競爭優勢。

飯店服務業:向電信業者租賃視訊系統

臺北喜來登大飯店資訊協理張國領表示,以臺北喜來登大飯店的做法來說,一直以來都是採取向合作的電信業者租賃臨時建置的視訊會議系統,以提供有需求的客戶使用,「由於喜來登飯店早已透過電信業者打造光纖網路架構,因此直接利用既有的光纖網路,再租借電信業者提供的硬體設備,就能在短時間之內建置好一套符合客戶需求的視訊會議系統,相當方便。」

張國領認為,這樣的做法既不需要自行採購與維護硬體設備,也不用另外負擔網路成本,更重要的是,對於飯店業來說,也就不必將某個場地「固定」成視訊會議室,而無法挪為他用,「這對飯店服務業來說是較缺乏空間運用彈性的做法。」

臺北喜來登大飯店的實際做法是,當有客戶提出視訊會議需求,飯店會與合作的電信業者提出要求,電信業者提供其所需要的硬體設備,再由飯店業與電信業者把硬體設備建置完成,提供給客戶使用,張國領表示,原則上3 天內就能夠建置完成,可符合大多數客戶的需求。

「向電信業者租賃的好處,還有很重要的一點,那就是硬體設備不受限制。」張國領表示,許多向飯店提出視訊會議需求的客戶,多半是要跨國與國外據點進行視訊會議,而如果另一端的視訊會議系統與本地端不同,會有視訊系統在硬體相容性以及效能的問題,「而與電信業者合作,我們能夠以客戶所提出來的需求,向電信業者進一步要求視訊會議系統的品牌與規格,飯店本身不需要花大筆人力以及採購與維護成本。」

國際會計師事務所:3 種視訊架構各司其職

至於行動需求高、對資料安全性要求也十分嚴謹的國際會計師事務所而言,視訊會議系統又是如何運用的呢?安侯建業會計師事務所(KPMG) 資訊長陳秋正表示,硬體式視訊會議系統、軟體式視訊會議應用服務、以及最高等級的擬真式視訊會議系統,安侯建業會計師事務所都有採用,「硬體式視訊會議系統基本上就是我們公司內部專屬的視訊會議室,提供北中南各地教育訓練、長時間大型會議以及與客戶溝通使用;軟體式解決方案則是提供公司內部同仁使用,不過這部分要求十分嚴格,內部同仁必須通過資訊安全訓練合格之後才能申請使用,且不能討論任何客戶資訊。」

而最高等級擬真視訊會議系統,則因為採購建置成本相當高(根據陳秋正約略估計每套至少需要700 多萬臺幣以上),因此只有在歐洲大國以及主要國家據點分公司才有建置使用,而且大多提供給高階主管作為舉行重要會議使用,「像是中國上海、北京、香港、日本東京、澳洲雪梨等地的分公司據點,就有建置擬真視訊會議系統。」至於其他地區(如臺灣)的KPMG 內部同仁該怎麼辦呢?陳秋正表示,其實高階主管有時會選擇飛往最近的擬真視訊會議室參加會議,「至少還是省下了一部分的差旅費用。」

(…未完,更多精采內容請參閱網路資訊雜誌224期7月號)

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