編輯部2010-07-071min0

[產業經驗] 少量列印也適合外包

金融風暴後,成本控制成為企業最關注的議題。為此,許多企業採用外包策略解決非核心工作的需求,不但能成功節省人事成本,也能將有限資源投入於核心業務。

金融風暴後,成本控制成為企業最關注的議題。為此,許多企業採用外包策略解決非核心工作的需求,不但能成功節省人事成本,也能將有限資源投入於核心業務。

以列印外包為例,過去人們以為只有大量列印才能產生外包效益;然而,透過以下幾種創新的技術和解決方案,少量列印的業務也適合外包,並能顯著節省成本、提升效率、使企業從中獲利,成為金融風暴後,企業開源節流的新選擇。

方法一: 隨選列印,協助業務發展同時節省成本

隨選服務能夠優化成本效益,是IT 業一大趨勢。而隨選列印(Print on Demand) 的原理也相同,差別只在於採用何種產品、服務、管理和解決方案。完美的隨選列印解決方案,無論在進行少量還是大量列印時,皆不影響其品質、速度或成本,亦不會改變正常的工作流程,能為企業和組織加分。

透過高度整合及自動化的隨選列印解決方案,可以減少重複列印,避免浪費;同時有效加快處理速度、進行複雜設定並縮短列印時間,藉以提升效率;簡化書籍和手冊、教科書或個人化行銷資料的生產過程,從而降低列印成本和人事成本,為企業和組織業務提供強大支援。

方法二: 以電子檔格式儲存,把錢花在刀口上

以電子檔格式儲存,並視需要列印紙本,能夠節省成本並滿足客戶所需。舉例來說,在過去,傳統印刷一刷就是上萬本,不可能為了一本而開版印刷,因此一期雜誌賣光了即成絕版,讀者想買就很難了。而現在,利用電子檔格式儲存檔案,可以大大縮短書籍的印製流程,協助少量且多樣地印製書籍,滿足個性化的需求。

以電子檔格式儲存,也能節省郵寄成本。過去企業在郵寄信件、雜誌、DM 廣告時,需要由總部把設計後的廣告文宣郵寄給分公司。而現在企業可以透過整合設備將文件掃描成電子檔案,再透過網際網路把電子檔案傳送到分公司,列印出同樣效果的廣告文宣,從而減少郵寄成本。

方法三:自動化實現節約並提升效率

日常郵件的列印、郵資,以及人力,對企業營運是很重要的一筆支出,並且有其不可取代性。透過特定的解決方案,自動處理文件印刷和郵寄的過程,並加以控制和管理,能夠協助企業優化列印/ 郵資成本、實現郵務作業的完整性(mailroomintegrity),並集中管理輸出作業,不僅降低成本也能提高效率。這樣的解決方案除了適用於大型企業,亦能為少量列印及郵寄的業務提供同樣的服務。

透過自動化功能,簡化印刷和郵寄的工作,從而提高生產力並減少人工錯誤的發生,降低企業和組織的成本。另外,每封郵件均經由自動化的郵務作業寄出,不需擔心遺漏;集中管理輸出作業更能提高生產力,減少人力及管理成本。

除此之外,若能對少量郵件的列印與寄送抱持同樣的關注,致力為其節省成本並提高效率,長期看來,其效益的累積也很可觀。

方法四: 實施帳單行銷,協助企業增加利潤

過去,帳單類的列印是一項不可或缺的成本支出。但在這項看似僅存支出意義的服務背後,卻蘊含了更豐富的商機。融合帳單和行銷資訊,可以實現帳單行銷,協助企業將成本中心轉變為利潤中心,徹底顛覆了過去的成本和利潤觀念。而且,該市場前景看好,效果立竿見影。

根據www.41pounds.org調查顯示,每名成人平均每年收到41磅的垃圾郵件,其中有44%未經拆閱便被丟掉。但是,若能將個人化的消息、優惠券或特惠產品,添加到發票、單據、收據、訂單確認、銷售點資料和其他發送給客戶的單據中,效果就大為不同。一般人都會認真看,這就是帳單行銷。

帳單行銷直接可將促銷資訊印刷在帳單空白處,例如推薦商品、打折卡、優惠券、禮品券等。其最大優點是在不增加成本的基礎上,對直接客戶進行有針對性的宣傳。在小小的水費、電費帳單上為企業做廣告,這種做法在歐美很普遍,憑藉此方法,列印提供商可透過資料驅動的相關資訊和促銷活動提高產出方面的投資報酬率(ROI)。

在金融風暴之後,企業和組織正逐漸恢復信心;因此,做好開源節流比過去意義更為重大。透過專業的管理和技術,為企業和組織節省列印和人事成本,同時提升效率的列印外包模式,無疑是企業和組織早日走向全面復甦,甚至在新一輪的競爭中獲取優勢的關鍵。

(作/InfoPrint 北亞區總經理吳景祥)

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