編輯部
未經整理與歸檔的海量資訊快要把你公司淹沒了嗎？採取動作來自救吧！透過一些新的企業內容管理與協同應用工具，可以讓你喘口氣。
Larry Hawkins 有一個問題，事實上是好幾百萬個。他工作的 First Energy 公司每周產生 200 萬封電子郵件，還有不知多少的 Word 文件、試算表、 CAD 檔案、影片及其他種類的內容流竄在公司各處。
「我們很善於生產資訊，刪除低價值的資訊卻十分笨拙，」身為 First Energy 紀錄與資訊遵循部門主任的 Hawkins 說：「無法管理的資訊愈多，對公司的風險就愈大。」
或許不足以讓你寬心，不過 Hawkins 並不是唯一有這種問題的人。在每一家企業中，電子郵件、協同工具和 Office 應用產生了排山倒海的非結構化公司內容。
新增磁碟來儲存這些內容的作法已不足敷需求。法規遵循和電子化搜尋 (e-Discovery) 的需求，迫使公司要能判斷什麼樣的資訊可以被保留，什麼可以安心銷毀。同時，企業還必須確保員工和其他使用者能存取到執行業務所需求的內容。
這些趨勢迫使企業重新思考什麼是企業內容管理系統 (Enterprise Content Management, ECM) 。企業一直以來運用 ECM 來管理正式的商業紀綠，像是合約、發票、病歷和財務報表。而且管理這些紀錄的政策、流程和技術也漸漸為企業了解，並廣為普及。
但更廣泛的非結構性內容卻不是如此，因為它們還未被包含到 ECM 平臺的範疇中。 ECM 廠商則試圖擴大產品陣容，以便作為企業各種內容通用的資訊治理系統。除了儲存企業所有非結構性內容，這些產品還提供一層管理層，可對內容套用政策，即使資訊不是儲存在同一品牌的儲存庫內。
「遵循和紀錄保存這件事，會從一小群公司處理一部份文件變成眾多公司處理大量資料。」EMC 內容管理與歸檔部門總裁 Mark Lewis 說。
同時間，協同應用（首推微軟 SharePoint）也將踏進這塊市場。 SharePoint 與 Office 的高度整合使它成為內容管理系統的潛力競爭者。這些議題之上的新方向則是確保 ECM 平臺能為海量的資訊兼顧可用性、互通性與管理。結果之一就是推動互通性標準。
提供軟體層讓企業得以對商業內容執行保存與紀錄規則，而不論內容位於何處。當然，建置涵蓋全公司的內容管理系統需要做出許多整合及政策上的決策；但不做的結果，可能會無法通過電子搜尋測試、滿足不了法規要求，或是讓使用者或應用無法存取到內容，後果更為嚴重。
想知道如何駕馭洶湧的商業內容，第一步是從協同應用著手。由於商業內容乃由這些系統產生，因而也是控管內容的理想人選。
發展中的 SharePoint
微軟 SharePoint 即將改變 ECM 市場版圖。 Gartner 一份針對 800 名中、大型企業的調查發現，57% 已導入 Windows SharePoint Services 。因為了解到這項產品在內容管理市場愈來愈顯著的地位，Gartner 乃將 SharePoint 與傳統大廠 EMC 、 IBM 及 Open Text 同列於 ECM 魔幻象限的領導者。
SharePoint 正是企業內部未受管理資訊的核心。有了它，企業得以生產愈來愈多的文件、部落格、 wiki 內容，這些東西並非正式的商業紀錄，因而也未被納入傳統 ECM 工具的管轄範圍。而且它與 Office 具有高度整合性，更適合管理這些內容。
SharePoint 提供好用的文件與紀錄管理功能，包括版本控管、核准工作流程，與保存及過期處置政策。使用者也可以透過它的介面，將文件存成正式紀錄，或者管理員設定規則，將內容自動轉成紀錄。
微軟宣稱 SharePoint 已從協同工具進化成完整的 ECM 平臺，「現在它又砸錢強化 Web 內容管理、文件管理及紀錄管理能力。」微軟 Office 商業平臺事業群副總 Jeff Teper 說道。
傳統 ECM 廠商認為 SharePoint 是經典的「親蜜敵人」，擁抱它可以得到好處，但也絕對是殘酷的敵人。企業用戶往往最後也會同時使用 SharePoint 與傳統管理產品。
看看製藥業巨人輝瑞 (Pfizer) 就知道，該公司有 6,000 個 SharePoint 站點，6.3 萬名用戶，幾乎佔了全公司 9.8 萬名員工的 2/3，這僅僅是 1 年之內部署的結果，輝瑞副協理 Dave Biersach 說。他的部門負責營運與管理輝瑞位於全球 4 座資料中心的 SharePoint 站點。
輝瑞同時也有 2,000 名員工使用 EMC 旗艦級的內容管理平臺 Documentum，作為向 FDA 申請新藥的紀錄管理系統。哪個系統比較好用呢？6.3 萬名使用者非常滿意 SharePoint，但新藥發展是輝瑞的業務核心，而且它仰賴 Documentum 來管理複雜的申請流程。但 Documentum 只用於特定業務的特定用途。
SharePoint 的使用者就沒有這類限制。雖然輝瑞許多 SharePoint 系統只用於一般活動，像是管理會議，員工卻非常有創意。它的桌面管理部門可將 help desk 工單的資訊送到 SharePoint 的 wiki 上。一旦發生問題，使用者就可以查詢 wiki 是不是已經有解決方案的資訊。
輝瑞的科學家則可以從實驗室儀器叫出資料傳到 SharePoint 上和其他研究人員分享，Biersach 說。該公司也把 SharePoint 設在 DMZ 區以方便和合作夥伴，像是生技公司或其它向輝瑞取得藥物複合物技術授權的製藥廠協同。
（作/Andrew Conry-Murray‧譯/吳明宜）
（… 未完，更多精采內容請參閱網路資訊雜誌 215 期 10 月號）