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許多企業與機關單位高唱 e 化有效改革資訊管理，卻沒有詳細規劃完善的策略及執行方式，以致往往造成一開始立意良善，到最後使用者頻頻抱怨的窘境；有些是一開始就只有少數人參與，有些則是所制定的執行方式和實際執行產生落差，完全沒有顧慮使用者的感受而一昧以科技決定一切；也有些可能是執行時缺乏持續溝通，工作同仁根本不瞭解這些改革的原始動機或可能產生的效益，造成「上有政策，下有對策」無法落實的狀況；因此，公司組織可透過以下措施，在嚴峻挑戰的環境下成功建立及執行資訊管理實務。
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1. 獲得高階主管的認同及支持並需要跨部門的共同參與：
這是資訊管理策略能持續有效執行並最後成功的第一步。新策略通常會涉及投資及組織編制異動，若沒有高階主管的積極支持，任何策略或計劃尚未開始就注定失敗。由於大部分公司同時擁有既聯合但獨立的業務部門，因此，業務成功指標的制定至實施及持續監控的過程中的所有階段，來自主要支持者的共同參與是成功關鍵。
2. 組織需要利用實體世界的經驗發展出最佳執行方式：
資訊管理並非新鮮事，自文明社會誕生以來，我們一直以不同方式管理資訊，較以往不同的是現在採用電子方式管理資訊；而多年以來，幾乎每家公司都有員工負責管理資料檔案的記錄，他們了解如何編製索引、分類、傳送及保留資料，公司需要充分利用他們的專業知識及經驗來執行檔案管理，這些人通常是檔案管理經理、檔案管理主任或是圖書管理員。
在這裡必須強調的是，不能僅採用原有的政策及程序直接進行電子化，而必須先進行修改。舉例而言，處理紙張備忘錄的政策及程序，並不適用於處理電子郵件，因為電子郵件數量極大且垃圾資訊繁多；同時，電子郵件中往往包含了很多在紙張世界上不存在的資訊，例如，很少會有人在紙張備忘錄寫上：「我們一起喝杯咖啡吧！」，或在句子結尾出現一個笑臉或哭臉的符號。
3. 闡明治理企業資訊的政策：
這是執行成功策略的最關鍵階段。政策需要靈活變通，才能讓組織能夠靈活因應不斷變化的市場、客戶需求、業務合作夥伴關係及類似的業務變更；同時，業務部門必須以科技作支援，完全掌控及執行政策。在闡明政策時，應謹記並非所有資料重要性都是一樣的，你必須辨識能為組織帶來業務價值的資訊資產，即是對業務、決策、風險或公司具影響的資訊，例如法律文件、產品目錄、平衡計分表及主要業績指標等。
4. 說明使用管理資訊的程序：
業務程序應明確說明如何在組織內實施及執行政策。儘管這步驟顯而易見，但往往容易被忽視。程序流程須反映業務流程，同時其設計必須配合使用者的需求，千萬不可反其道而行，許多資訊管理推動失敗的例子，就是試圖利用科技迫使使用者在低效率及死板的流程中工作而造成的；因此，衡量程序改革是否成功的一項重要指標，就是其是否提昇業務生產力。
5. 經常溝通及貫徹使用統一的詞彙：
與任何重大改革計劃一樣，溝通是最重要的。不要忽視一些術語有可能對不同人有不同的涵義，在任何時候清晰闡明及記錄詞彙的涵義是非常重要。
6. 培訓、培訓、再培訓：
人員培訓的重要性經常容易被低估，但這對於提高使用者信任度卻是重要關鍵。若缺乏培訓，政策就會被忽視、流程就會被縮減，甚至可能被置之不理。舉例而言，組織會透過電子郵件傳達政策：「MP3 內容不可儲存於桌上型或筆記型電腦」，資訊部門於每晚執行指令，刪除所發現的任何 MP3 檔案；然而，當公司員工想在上班時聆聽音樂，往往於每天早上重新下載 MP3 檔案，這是由於他們並不了解實施該政策的主因，是為了減少潛在的盜版所導致的公司責任及風險。
培訓的最佳執行方式是從一開始即包括一個已妥善計劃的策略，同時必須與人力資源部門溝通合作，以獲取必要的支援及資助。此外，培訓需要重複進行，以配合及遵循條例及法規方面的變更。
7. 科技是一項方法而非目的：
科技有助於更快及更準確地實施政策並執行流程。隨著資訊膨脹，科技必須拓展更新以滿足新的需求。它必須有足夠的靈活性以因應千變萬化的業務及資訊需求。研究不同的採購模式可讓企業達成最佳的總擁有成本，同樣的，若錯誤選擇某些技術，將會造成任何資訊管理策略的實施完全失敗。
現在，IT 管理以科技輔助服務形式來設計、創建及完成其業務價值。因為數據以多種不同的新形式使用，往往使資訊管理策略更加重要。應用程式與數據之間的緊密關係逐漸消失，而數據的集中「擁有權」變得愈來愈困難，這令資料的一致性及準確度更加重要，進而對資訊管理策略帶來更大的挑戰。資訊管理策略需涵蓋數據的準確性及管理計劃以達到確實的單一版本。
8. 公告業務產生的價值
最後，透過公告及傳達持續產生的業務價值，以維持執行的動力及全體人員的支持。量化及表揚團隊在財務及業務方面的貢獻極為重要。財務及業務指標包括：於營業收益數字上的具體影響、提高客戶維繫度、減少服務電話及降低庫存量等。
(作/HP 惠普科技軟體事業處資深協理高偉倫)