從非結構化資料挖出企業金礦

以現今企業對內對外的數位資訊溝通管道來說,具備法律效力的電子「文件」,已不僅限於一般的文書檔案。也因此這些訊息亦具備了做為「呈堂證供」的法律效力。

以現今企業對內對外的數位資訊溝通管道來說,具備法律效力的電子「文件」,已不僅限於一般的文書檔案。許多所謂「白紙黑字」的書面文件,同時也依賴電子郵件、即時訊息(Instant Message)等非結構化資料進行溝通,也因此這些訊息亦具備了做為「呈堂證供」的法律效力。

企業愈來愈重視電子郵件與內容歸檔(Archiving)解決方案,以強化資源(resource)、保留(retention)及發掘(e-discovery)等管理能力。它會自動擷取、分類、製作索引和強制執行保存政策,同時還能保障非結構化資料、降低儲存成本與簡化管理工作。

管理員工信箱異常困難

依照各國法令,企業重要文件都必須保存一定年限。也因此造成在進行電子郵件資料保存時,成長快速的使用者個別信箱管理成為企業資料保全要求裡難以達成的一項目標。一般來說,為避免大量成長的郵件塞爆伺服器空間,企業多半使用POP3或Outlook通訊協定,讓使用者將郵件下載至客戶端PC存放,伺服器中並未留底,因此使用者即是自己郵件備份的管理人。

以Outlook為例,電子郵件資料庫以PST檔形式存放於層層目錄結構下,大部份使用者並不清楚PST資料庫檔案位於何處,也常因郵件量過大影響電腦效能或配額空間不足而刪除許多郵件。等到突然要找一封關鍵的電子郵件做為法務證據或審計查閱時,卻常常發生備份郵件檔案毀損、搜尋不易或早已刪除的事件。

自動化管理才能真正導入

所以對於企業電子郵件的資料保存,正本清源之道就在於讓使用者無須經手備份的工作,而是將所有信箱進行自動化集中歸檔管理,讓符合企業資料保存政策的郵件即時線上封存,統一保存及備份。此種做法可確保所有文件得以遵守法定文件保存年限規定,並避免使用者誤刪重要郵件或夾檔,減少人為錯誤發生的機率。

以虛擬化儲存技術配合線上封存管理,對使用者來說,最大好處就是解除信箱配額(quota)的限制,擁有無限額的使用空間供郵件封存。對管理者來說,在真實世界裡,當然不可能讓每個使用者信箱擁有真正無限量的儲存空間。然而透過虛擬化儲存技術的幫助,管理者不需事先預留一塊儲存空間做為每個信箱的配額,僅需依照使用者使用狀況動態從虛擬儲存中配置空間,即可將整體儲存利用率做到最佳化,同時亦可突破傳統信箱配額的束縛。

資料保護、備份、歸檔三合一

為解決上述問題,企業主管不只應考量先進的資料保護方式,以達到更快速的備份和回覆能力,也應將歸檔納入考量。將歸檔功能與備份和回覆技術結合在一起,就可減少應用程式(如 Exchange、Domino、SharePoint 或檔案伺服器)的資料儲存檔,改善傳統式的備份與回覆能力。

由於所需儲存的資料檔案較小,備份與回覆所需時間也縮短了,因此可進一步協助節省儲存設備與儲存管理方面的成本。更重要的是,企業還可利用搜尋與召回工具充份運用已歸檔的資料,創造更高的價值並簡化電子化搜尋工作。一般使用者可快速地自行回存資料而獲益良多,而 IT 部門則可在管理回存資料的請求方面節省許多時間。

(作/賽門鐵克臺灣暨香港區總經理徐海國)

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